Elke maand blokt de POH of assistente tijd om patiënten op te roepen en om de no-show op te sporen. Per normpraktijk is dat minimaal 4 uur per maand. Deze administratietijd is meegenomen in de formatieberekening Ketenzorg.
Oproepagenda voor oproepen/no-show
Via CalculusVIPLive kan het rapport ‘Oproepagenda - Ketenzorg Arnhem‘ ingezien worden om de geïncludeerde ketenzorgpopulatie per zorgprogramma op te roepen en te kijken wie er (nog) niet zijn geweest op het spreekuur van de POH. Dit rapport is in VIPLive te vinden bij:
- Inzicht
- Rapporten
- Categorie
- Oproepagenda - Ketenzorg Arnhem
De doelgroep in de oproepagenda zijn patiënten die voldoen aan de DBC criteria (juiste ICPC, hoofdbehandelaar huisarts en Deelname Ketenzorg ja) OF waarbij de meting Deelname Ketenzorg ontbreekt (die dus niet gedeclareerd zijn, maar wel opgeroepen dienen te worden). In dit rapport wordt bij deze patiënten aangegeven of ze opgeroepen dienen te worden onder de kolom 'Oproepen'.
Acties bij no-show
Indien een patiënt niet op het spreekuur is verschenen, noteer je dat in de SOEP.
Er hoeven geen metingen geregistreerd te worden (in een protocol of dergelijke).
Je probeert direct een nieuwe afspraak te plannen door:
- De patiënt te bellen of;
- Een email te sturen of;
- Een bericht in het Patiënten Portaal in het HIS klaar te zetten via Mijngezondheid.net of Uw Zorg Online of;
- Stuur een oproepbrief voor no-show. De oproepbrief wordt 3x verstuurd binnen 4 maanden, alvorens de afsluitende brief wordt verstuurd, waarmee ketenzorg wordt beëindigd. Je plant deze acties voor jezelf in je eigen agenda of op de oproeplijst.
No-show brief 1 No-show brief 2 No-show brief 3
Ook de assistente kan deze acties uitvoeren. Rapporteer alle acties die je doet in de SOEP. Registreer dat de no-show brief verstuurd is of voeg deze toe aan documentbeheer in het dossier.
Acties langdurige no-show
Per zorgprogramma is vastgelegd hoe lang een patiënt maximaal ongezien binnen ketenzorg kan worden geïncludeerd. Dit is voor DM, CVRM, Astma en COPD < 16 maanden.
Indien een patiënt langer dan die bepaalde periode niet op controle is geweest zonder bericht; meldt de patiënt dan af van ketenzorg door:
- De meting ‘deelname ketenzorg nee’ te registreren in het HIS.
- De meting reden geen program/ketenzorg’ te registreren met antwoord ‘no-show’ in het HIS.
- De episodetitel aan te passen in het HIS naar bijvoorbeeld ‘CVRM HA no-show’ of ‘COPD KZ-no show’ etc.
- Verstuur een afsluitende brief naar de patiënt waarin de patiënt op de hoogte wordt gesteld van het afsluiten van ketenzorg. Dit registreer je in je SOEP.
Afsluitende brief
Vervolg
Wanneer een patiënt afgemeld is uit ketenzorg dan zijn er nog wat ideeën om de patiënt toch op het spreekuur te krijgen:
- Maak een memo aan in het HIS om je collega’s erop te attenderen de controles te bespreken als ze de patiënt zien/spreken.
- Zet een zachte blokkade op medicatie (bijv. 2 weken).
- De huisarts heeft een zorgplicht naar de patiënt toe om de patiënt jaarlijks te blijven oproepen, ook als de patiënt is afgemeld uit ketenzorg. Zie een voorbeeldbrief voor deze jaarlijkse oproep onderaan deze website.
- Deze patiënten kunnen jaarlijks nagelopen worden door de POH met het ketenzorgdashboard in Calculus VIPLive.
Jaarlijkse oproep no-show ketenzorg
Acties bij overlijden/verhuizen
- De assistentes geven overlijden en adreswijziging van patiënten door aan de POH. En als dat van toepassing is wordt deze mutatie doorgeven aan SHO/Rijnstate en wordt vermeld OZO Verbindzorg.
- Bij overlijden controleert de assistente of er afspraken voor die patiënt gepland staan en verwijdert deze.